Сводные таблицы в Excel — очень важный инструмент, когда дело доходит до анализа больших наборов данных. Их быстро создавать, они несут в себе много синтезированной информации, а их выходные данные можно легко изменить для дальнейшего использования. Итак, если вы начинающий аналитик, вам обязательно нужно разобраться с этим инструментом.
В этом посте мы представим простую и пошаговую инструкцию по созданию сводных таблиц. Мы начнем с быстрого освежения информации о том, что представляет собой инструмент и для чего он используются; затем мы рассмотрим, какие функции можно использовать для создания таблицы.
Сводные таблицы — это инструмент, который помогает синтезировать информацию из набора или базы данных. Сводка в этом случае может означать все виды описательной статистики, по которым таблица сгруппирована значимым образом. Описательная статистика — это меры, которые сразу показывают количественные характеристики данных, такие как количество, сумма, минимум, максимум, дисперсия, стандартное отклонение и т. д. Все это дает вам хорошее начальное представление о том, как выглядят ваши данные. Давайте сосредоточимся на практическом аспекте создания сводной таблицы.
Есть несколько различных инструментов, которые вы можете использовать для создания сводной таблицы. В следующем разделе мы познакомим вас с некоторыми из самых популярных функций.
Традиционно основным инструментом для создания сводных таблиц является Microsoft Excel. Это связано с тем, что Excel существует гораздо дольше и поэтому имеет большое преимущество; его можно было найти на компьютерах людей задолго до всех других инструментов, поэтому большинство людей уже знакомы с ним. Фактически, сводные таблицы получили свое название из-за их широкого использования в Excel. Если у вас не установлен Office, вы можете воспользоваться онлайн версией: https://эксель.онлайн.
Другой инструмент, используемый для создания сводных таблиц, — это Google Таблицы. Это приложение, которое является частью облака Google, имеет то преимущество, что файлами легко делиться, поскольку существует множество предприятий, которые используют облачные сервисы для обмена рабочими материалами. В таблицах Google профессионалы также могут одновременно редактировать один и тот же документ, а контроль версий намного проще, чем в Microsoft Excel. Однако у таблиц Google есть один серьезный недостаток: хотя дизайн и основные функции действительно напоминают Microsoft Excel, существуют многочисленные различия в структурах меню, способах работы функций и в целом в рабочем процессе, что усложняет пользователям, привыкшим к MS Excel, чтобы найти именно то, что они ищут.
Поскольку сводные таблицы по сути являются таблицами со статистикой, их фактически можно создать в любом программном обеспечении, которое обрабатывает анализ. Например, функции группировки в Python и R (языки программирования для аналитиков) дают одинаковые результаты. Основным недостатком использования таких инструментов, как Python и R, является то, что вам необходимо иметь хотя бы некоторые базовые знания кодирования на соответствующем языке.
Создание в Excel
Для этого урока мы создали некоторые фиктивные данные, чтобы показать вам, как создать сводную таблицу с некоторыми конкретными примерами. Эта таблица содержит некоторую информацию о сотрудниках технологической компании.
В этом наборе данных 8 типов характеристик (столбцов): имя, фамилия, пол, возраст, регион, семейное положение, род занятий и зарплата. Теперь мы создадим сводную таблицу на основе этой информации и посмотрим, какие идеи мы можем извлечь из нее!
Прежде чем мы начнем, рекомендуется всегда проверять, есть ли в ваших входных данных пропущенные значения, поскольку это исказит результат сводной статистики. Вы также должны убедиться, что имена столбцов написаны правильно и последовательно (без ошибок или нечетких имен), потому что это будут метки в вашей сводной таблице. И последнее, но не менее важное: вы должны убедиться, что ваши входные данные не содержат промежуточных итогов в строках или столбцах — это серьезно повлияет на результат.
В качестве первого шага вы должны выбрать всю таблицу (вы можете легко сделать это с помощью сочетания клавиш (начиная с ячейки A2) Ctrl + Shft + стрелка вправо + стрелка вниз для Windows или Cmd + Shft + стрелка вправо + стрелка вниз для Mac). После выбора всей таблицы перейдите на ленту выше в Excel и щелкните вкладку «Вставка». Оттуда выберите сводную таблицу.
Это действие вызовет другое окно, в котором будут показаны некоторые варианты того, где вы хотите разместить сводную таблицу.
Первый выделенный параметр относится к диапазону выбранных данных, которые вы хотите использовать для сводной таблицы. Второй спрашивает вас, хотите ли вы вставить сводную таблицу в новый рабочий лист или в существующий. Для упрощения работы рекомендуется поместить сводную таблицу на новый лист. Результатом этого действия будет следующее окно в новой вкладке файла Excel.
Обведенный красным блок — это главное меню со сводными функциями. От того, какие параметры вы выберете здесь, будет зависеть, как в конечном итоге будет выглядеть ваша сводная таблица.
Создайте визуализацию
Еще одно важное преимущество использования сводных таблиц — это быстрая и простая визуализация результатов. Таблица, которую мы создали выше, действительно представляет собой полезное резюме, но, когда дело доходит до представления таких результатов заинтересованным сторонам, хороший график творит чудеса, поскольку его гораздо легче понять.
Все, что вам нужно сделать, это снова перейти на вкладку «Вставка» на ленте и выбрать «Рекомендуемые диаграммы».
Поскольку вы уже сгруппировали данные, Excel начинает выдвигать предложения относительно того, какая диаграмма лучше всего соответствует вашим потребностям. Как вы увидите, он автоматически предлагает кластерную столбчатую диаграмму, а это именно то, что вам нужно.
Заключение
В этом посте мы рассмотрели наиболее важные шаги, которые позволят вам без особых хлопот создавать содержательные сводки ваших данных. Сводные таблицы очень универсальны, поэтому они могут действовать как динамические отчеты, в которых вы можете изменять входные столбцы на ходу, без необходимости каждый раз начинать с нуля. В сочетании с некоторыми графиками сводные данные становятся намного более мощными и удобными для показа клиентам и заинтересованным сторонам, что значительно повысит ценность ваших услуг.